Verslag van de belangrijkste onderwerpen zoals besproken in bestuursvergadering van september.

Aan het begin van de vergadering memoreert voorzitter Koos Koops dat deze vergadering voor hem en enkele andere aanwezigen, de laatste bestuursvergadering van VAKO is. Het zijn voor alle drie jaren geweest waarin grote zaken zijn bereikt waarvan de nieuwbouw van ons clubgebouw met kantine en kleedkamers het meest zichtbaar is.

Algemeen

De voorbereiding op de ALV van 7 oktober is in volle gang. De benodigde stukken zijn bijna compleet en worden spoedig op de VAKO-site gepubliceerd.

De Aftrapdag op zaterdag 21 september heeft een druk programma met trainingen en clinics, maar ook officiële momenten zoals de prijsuitreiking van het Sponsorlogospel en natuurlijk de ondertekening van de nieuwe hoofdsponsorcontracten. De taken van Edmond Varwijk die deze dag ineens aanwezig moet zijn op zijn werk, worden verdeeld. De opening van de nieuwe VAKO-schuur had ook op de Aftrapdag zullen gebeuren maar wordt omdat niet alle genodigden aanwezig kunnen zijn, verplaatst naar de pauze van de eerste thuiswedstrijd: 29 september, 14:45 uur.

De nieuwe manier van kantinebeheer is nog wennen voor alle partijen. Enkele aandachtspunten worden gedeeld en de voorzitter zal contact opnemen met het Wapen van Vries om deze door te spreken.

Financiën

Ter voorbereiding op de ALV wordt de conceptbegroting voor het lopende seizoen besproken en goedgekeurd. De huidige penningmeester René Doorten en komende penningmeester Dennis Wollerich, zullen elk delen van de presentatie voor hun rekening nemen.

Sponsoring

Lopende sponsorzaken worden besproken. De volgende Businessclub-activiteit valt een dag na het bezoek van de Club van 100 aan SV Meppen, en voorgesteld wordt de Businessclub-activiteit daarom te verplaatsen.

Communicatie

De VAKO Presentatiegids 2019-2020 is zo goed als klaar. Of het lukt deze op de Aftrapdag gereed te hebben is ongewis, vermoedelijk net daarna. De verspreiding zal net voor het weekeinde 28/29 september gebeuren.

Er moeten nieuwe omslagen voor het programmaboekje van Zondag 1 komen. De daarop vermeldde advertenties moeten gecontroleerd. Edmond Varwijk zal dit bij de Sponsorcommissie neerleggen en uiteindelijk Studio Zeven vragen de nieuwe omslagen te drukken. Hij heeft hierover contact met Erica Doornbos-Warners die de verkoop rondom de thuiswedstrijden regelt.

Seniorenzaken

Er is een boete binnengekomen wegens het niet tijdig afmelden van een 7x7-wedstrijd. Oorzaak is vooral een combinatie van pech en miscommunicatie, waardoor de afmelding te laat gebeurde. Aanstaande vrijdag zijn er juist al wel voldoende aanmeldingen.

Bestuurszaken

De meeste vacatures bij de jeugdtrainers zijn ingevuld. Alleen JO17-2 heeft nog geen vaste trainer. Voor één avond in de week is er wel invulling, de tweede nog niet. Enkele ideeën worden geopperd hoe alsnog in deze vacature te voorzien.

Inmiddels zijn Patrick Steenbergen, Tim van Huffelen en Mike Baalmans bezig een verdere invulling te geven aan het beoogde trainingsprogramma voor de jeugdteams. Er is discussie of het nog relevant is op korte termijn een Hoofd Jeugdopleiding te werven.

Vanuit hetzelfde jeugdprogramma trainen drie VAKO-teams vanavond onder leiding van Hugo Alves, ex-fc Groningen en ex-jeugdtrainer van de fc Groningen-jeugd. Alves schuift kort aan bij de vergadering nadat hij de trainingen heeft afgesloten. Behalve een rondje name-dropping van oud Fc-Groningen-spelers is er vooral dankbaarheid en enthousiasme voor zijn inzet deze avond.

Onderhoud, Materiaal en Accommodatie

De kwaliteit en speelbaarheid van de velden wordt duidelijk beter.

De problemen met twee goals op het C- en D-veld zijn opgelost.

Opvolging aftredende bestuursleden

Het bestuur stelt Stef Drenth kandidaat als nieuwe voorzitter van VAKO. Dennis Wollerich staat kandidaat als penningmeester, Patrick Steenbergen voor seniorenzaken en Edmond Varwijk voor de portefeuille communicatie. De portefeuille sponsorzaken is nog niet bezet en geen van de leden van de Sponsorcommissie heeft aangegeven dit te willen gaan doen. Marc Wijnen die de sponsorzaken enkele maanden heeft verzorgd, is in overleg met Edmond Varwijk hoe hier na zijn vertrek invulling aan gegeven kan worden.

De kandidatuur van Stef Drenth als voorzitter betekent dat hij aftreedt als voorzitter van de Jeugdcommissie. Inmiddels zijn Rob van Velde (JO17/JO19), Leon Vijfschaft (JO9/11) en Liza Doornbos (secretaris) toegetreden tot de Jeugdcommissie en Bert Hofstee is bereid als voorzitter op te treden.

Edmond Varwijk